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Il foglio elettronico visto come strumento db

Si può cominciare ad imparare a creare, organizzare e gestire un database anche con un foglio elettronico, E’ con questo software applicativo che realizzaremo il motore di ricerca.

Con il f.e. si possono gestire i dati utilizzando le tecniche dei database anche quelle più sofisticate.

Questo è possibile perché:

La struttura tabellare in colonne-righe permette la realizzazione di un database relazionale.

Utilizzando la struttura tabellare le colonne rappresentano i campi mentre le righe rappresentano i record.

• progettazione del database: quando si progetta un database è importante ricordare che l’impostazione deve tenere conto di questa struttura tabellare;

• introduzione dei dati: una volta progettata la tabella, si introducono i dati, non occorre per esempio che siano introdotti in ordine perché poi si avranno delle tecniche a disposizione per eseguire questi ordinamenti.

Dopo aver effettuato queste operazioni preliminari si può operare con il database fondamentalmente in due modi.

SORT

operazione di ordinamento dei dati. In effetti si tratta di operazioni molto semplici che consentono l’ordinamento dei dati tramite una o più chiavi d’ordine, come ad esempio l’ordine alfabetico.

QUERY

operazione di richiesta Le operazioni di interrogazione di un database sono più complesse e con vari livelli di difficoltà. Si inizia dalla ricerca e emissione di un singolo record, di una parte o di un gruppo di record, fino all’imposizione di formule numeriche, logiche e di stringa. Questo permette l’articolazione di “domande” anche molto sofisticate, che possono essere “quantificate” con l’uso delle funzioni statistiche di database come DB.SOMMA, DB.MEDIA ecc. ecc. Come ulteriore sofisticazione è possibile incrociare informazioni.

Definizioni fondamentali

Come esempio viene sviluppato una base di informazioni inerenti le ditte fornitrici di una azienda. Si scrive un record:

                   1       NOME SOCIETA’……………………………. GEO
                   2       INDIRIZZO SOCIETA’……………………. VIA VERDI 89, VERCELLI VC
                   3       NUMERO TELEFONO……………………. 895623
                   4       NUMERO FAX………………………………. 856234
                   5       DATA ULTIMA CONSEGNA…………… 5/6/89
                   6       RESPONSABILE CONTATTO…………. FANELLI
                   7       NOTE…………………………………………….. nessuna

NOME SOCIETA’	INDIRIZZO SOCIETA’	N. TEL.	N. FAX	DATA ULTIMA CONSEGNA	RESPONSABILE CONTATTO	NOTE
GEO	VIA VERDI 89, VERCELLI VC	895623	856234	5/6/89	FANELLI	nessuna

Questo è un record costituito da 7 campi: NOME SOCIETA’, INDIRIZZO SOCIETA’, N. TEL. N. FAX DATA ULTIMA CONSEGNA, RESPONSABILE CONTATTO, NOTE. Viene presentato sia sotto la forma di scheda, sia sotto la forma di tabella.

L’unità più piccola di un database è detta campo, o voce dati singola.

Nel nostro caso abbiamo 7 campi di informazioni.

Un record è un insieme di campi associati.

Per esempio l’insieme di tutti i dati relativi ad una società forma un record.

E’ importante soffermarsi su cosa si deve intendere per dato.

Per dato si intende la rappresentazione simbolica di una informazione.

Questa rappresentazione simbolica viene ottenuta descrivendo qualche attributo dell’informazione stessa.

Le informazioni presenti in una base di dati sono sotto forma di record e questi sono costituiti da campi che rappresentano appunto gli attributi dell’informazione.

Si possono avere:

1. dati elementari, che possono essere di diversa natura ad esempio numerici, di tipo boolean (vero, falso), di tipo testo. Sono dati elementari, il peso in kg di una persona, la temperatura, l’altezza, il prezzo di un articolo, il numero di telefono, il nome di un articolo, di una persona, il valore di verità di una relazione ecc..

2. dati composti. Si tratta di dati più complessi e sono espressi sotto forma di correlazioni come ad esempio: squadre di calcio-punteggio classifica, oppure materia scolastica-voto, oppure ancora la data che nella forma 12, marzo, 1985 rappresenta un dato composto appunto da tre dati elementari.

record logico

Osservando l’esempio iniziale, il record, detto anche record logico, è formato da 7 campi, 5 sono dati elementari mentre 2 sono dati composti (data ultima consegna, indirizzo). I dati composti possono essere considerati essi stessi dei record.

record fisico

Il record fisico è invece l’insieme dei byte occorrenti per memorizzare in una memoria di massa, il record logico.

Riepilogando, il foglio elettronico può gestire i dati, formulati sotto forma di elenco, con le tecniche di un database!

• l’inserimento di nuovi record; non si fa altro che aggiungere nuove righe al disotto di quelle già esistenti
• la distruzione di record; si seleziona la riga e la si cancella con una delle varie modalità possibili
• la modifica di uno o più campi del record; ci si posiziona sulla cella (campo di quel record) e si modica secondo le esigenze.

Come si può notare sono operazioni ovvie e che non presentano alcuna difficoltà. E’ opportuno ricordarsi che alla fine della creazione del db o delle operazioni di modifica è necessario (anche se non indispensabile) assegnare (tramite la casella nome) un nome alla tabella, che in genere sarà del tipo db_1, db_2 ecc.

L’assegnare un nome, agevola nelle operazioni lunghe e complesse ed è indispensabile quando si lavora con le funzioni statistiche di database!

Quando si attivano i comandi relativi alle operazioni con il db, EXCEL individua “da solo” il db in questione, basta che la cella attiva sia una qualsiasi della tabella che funge da db.

Avvertenza

Il database può estendersi solo in un unico foglio di calcolo. Le operazioni connesse con il db possono essere invece effettuate anche da altri fogli di calcolo. Non è possibile quindi digitare parte di un db in un foglio e parte in un altro foglio!